كيف تمنع استهلاك الأسطول عبر مراقبة أداء المركبات

تخيل معي شركة تأجير سيارات تعمل طوال اليوم، وكل الحجوزات مكتملة، قد يبدو نجاح من الخارج لكن بعد ستة أشهر تبدأ الأعطال الميكانيكية في التراكم، وقيمة الأسطول تتآكل بسرعة. يتكرر هذا المشهد مع كثير من الشركات التي تكتشف لاحقاً أنها استنزفت اصولها.

الشركات الناجحة هي التي تُتقن مراقبة إدارة المركبات و تبني قراراتها على البيانات الفعلية.

في هذا المقال، أشاركك ما تعلمته من تجربة حقيقية، وكيف أن أنظمة تتبع المركبات والبيانات التشغيلية حوّلت طريقة تفكيرنا كليًّا في إدارة الأسطول.

السبب الرئيسي وراء استهلاك الأسطول

يركز معظم مديري الأسطول على رفع نسبة التشغيل. وهذا المبدأ في جوهره صحيح، لكنه يصبح خطيرًا عندما يتحوّل إلى هدف وحيد دون النظر إلى التكلفة الكاملة للأصل.

دائما المشكلة العظمى في إدارة الأساطيل هي غياب الفكر التشغيلي في إدارة المصاريف وإدارة استهلاك الأسطول، فدائما نفكر في الاستفادة الكبرى وننسى التفاصيل. الفرق بين زيادة الإيرادات وتحقيق ربحية مستدامة هو فرق جوهري. يمكنك أن تحقق إيرادات عالية هذا الشهر بينما تُدمر قدرتك التشغيلية للأشهر القادمة.

وفقًا لدراسة نشرتها Ontario Trucking Associations، فإن التشغيل المفرط غير المراقب يرفع تكاليف الصيانة بنسبة 10% مما يعني تكاليف استبدال أسرع بكثير مما هو مخطط له.

لهذا السبب تُصبح مراقبة أداء المركبات بشكل استباقي ضرورة وليست خياراً.

مثال واقعي مكرر في قطاع الشركات

إذا كانت إحدى الشركات لديها رغبة باستئجار عدد 100 مركبة يتم تشغيلها بمعدل 9 ساعات يوميا إلا أن حجم التشغيل الحالي لا يتناسب مع الأهداف التشغيلية والعوائد المستهدفة للشركة فإن التوسع عبر طلب مركبات إضافية سيؤدي إلى ارتفاع قيمة الإيجارات وزيادة التكاليف والمصاريف التشغيلية المرتبطة بالأسطول.

وعليه قامت الشركة بوضع خطة تشغيل بديلة تهدف إلى رفع معدل الاستفادة من الأسطول الحالي وذلك من خلال تشغيل المركبات لفترة إضافية مقدارها 9 ساعات أخرى عبر تعيين سائق آخر لكل مركبة مما يسهم في زيادة الإيرادات وتحسين كفاءة التشغيل وتحقيق عوائد أعلى للشركة.

وفي المقابل فإن هذا النموذج التشغيلي يؤدي إلى ارتفاع معدل استهلاك المركبات وتسارع إهلاك الأسطول نتيجة التشغيل المكثف ولساعات طويلة بشكل يومي.

كيف تساعد مراقبة إدارة المركبات في تقليل استهلاك الأسطول؟

1/ مراقبة ساعات التشغيل الفعلية

في أي استراتيجية صحيحة لإدارة الأسطول، لا يكفي معرفة عدد الرحلات التي قطعتها كل مركبة، تحتاج أن تعرف عدد ساعات عملها، والحمل تشغيلي لها.

أنظمة تتبع المركبات GPS الحديثة مثل فليتوو تتيح لك:

• مقارنة ساعات التشغيل الفعلية بالمعدل الطبيعي لكل طراز وفئة مركبة.
• اكتشاف الاستخدام المفرط قبل أن يتحوّل إلى عطل.
• تحديد المركبات الأكثر استهلاكًا داخل الأسطول لإعادة توزيع الحمل التشغيلي عليها.

2/تحليل أسلوب الاستخدام

تكتمل الصورة التشغيلية عند متابعة عدد الرحلات أو الكيلومترات المقطوعة وفهم استخدام كل مركبة.

3/ ربط الأداء بالمصاريف التشغيلية

هذه هي المرحلة التي تتحوّل فيها مراقبة المركبات من "أداة رصد" إلى "محرك قرارات"، حين تربط بيانات الأداء بالمصاريف التشغيلية، تبدأ ترى صورة لم تكن مرئية من قبل.

التشغيل ← الصيانة ← الأعطال ← استهلاك الوقود ← الإهلاك المبكر

كيفية الاستفادة الكاملة من الاسطول

أحد أكبر التحديات التي واجهتني في إدارة الأساطيل هو وجود المركبات في حالة توقف بلا فائدة مالية، حيث تتوفر في الأماكن ضعيفة الطلب.

هنا يبدأ الفارق الحقيقي بين الإدارة التقليدية والإدارة المبنية على البيانات، بدلاً من الاعتماد على خبرة المدير الفردية أو "الحدس السوقي"، تُصبح القرارات مبنية على حقائق موثّقة وتمر بأربع خطوات رئيسية:

1. تحليل بيانات المواسم السابقة لثلاث سنوات من البيانات التشغيلية لكل منطقة، لتحصل على نمط واضح تعتمد عليه .

2. دراسة الطلب حسب المناطق، لأن مناطق المملكة لا تسير بنفس الوتيرة.

3. فهم سلوك العملاء في كل منطقة من حيث نوع المركبة المطلوبة، مدة التأجير، أوقات الذروة وغيرها

4. اتخاذ قرارات توزيع مبنية على البيانات

قصة موسم أبها: عندما قادت البيانات قرار التوسع

في صيف 2023 في منطقة أبها، كانت المنطقة الجنوبية تشهد ارتفاعًا حادًا في الطلب على السيارات خلال موسم الصيف وما بعد رمضان مباشرة.

بعد دراسة السوق وتحليل البيانات لفترات سابقة، اتخذنا قرار نقل ما يقارب 800 سيارة إلى مستودعات أبها قبل الموسم. قرار يحمل مخاطرة مالية كبيرة: تكاليف شحن، تكاليف تشغيلية، وخطر عدم التأجير إن أخطأنا في قراءة السوق.

لكن بحمد الله وبفضل جهود الفريق، في منتصف الموسم أصبح عدد السيارات الموجودة عندنا في المستودعات صفر سيارة . استفدنا منها كلها ووصلنا إلى 1,300 سيارة مؤجرة في ذلك الموسم واستطعنا الوصول قبل المنافسين، وتشغيل كل السيارات، و"أكلنا الكيكة الكبيرة".

مثلث إدارة الأسطول: التوازن الذي يصنع الفارق

خلال سنوات العمل في إدارة الأساطيل، وصلت إلى قناعة راسخة وكنت أتمنى أسمعها كنصيحة في بداية مشواري المهني في هذا القطاع. النجاح في تشغيل الأسطول يعتمد على 3 عناصر أساسية تشكل مثلث إدارة الأسطول:

1/ العوائد المالية والأرباح

الهدف هنا واضح، وهو رفع الاستفادة من المركبات وتقليل فترات التوقف غير المبرر.

2/ تحليل بيانات المصاريف

وهو الأكثر إهمالاً في إدارة الأساطيل التقليدية، ويشمل العديد من الجوانب منها مراقبة التكاليف اليومية للمركبات وتقليل الهدر في الصيانة غير المجدولة.

3/استهلاك الأسطول

هذا هو الضلع الذي يحمي استثمارك على المدى البعيد. و يتضمن مراقبة الأداء بشكل مستمر، واتخاذ قرارات تشغيل مبنية على البيانات، و الحفاظ على القيمة التشغيلية للمركبات.

دور البيانات في مستقبل ادارة الاسطول

أكثر شيء سيتغير في إدارة الأساطيل في الفترة القادمة هو جزئيتين، قطاع الأفراد وقطاع شركات تأجير السيارات.

بالنسبة للأفراد نجد أن احتياجاتهم تغيرت بعد كورونا، قبل 2020 كان العميل يختار سيارة فخمة من عند المطار، وكانت السيارات العائلية الكبيرة من أكثر الفئات طلباً. لكن بعد كورونا تغير سلوك العميل إلى سلوك مختلف تماماً، أصبحت الأولوية للقيمة مقابل السعر والتأجير لتغطية الاحتياجات اليومية.

هذا التحوّل يفرض على مديري الأساطيل اليوم دراسة سلوك العميل، فالسؤال لم يعد"ما أفضل سيارة نملكها؟" بل أصبح "ما السيارة التي يحتاجها عميلنا اليوم؟" ويساعدك في ذلك مراقبة إدارة المركبات.